一位印章管理员的工作背后

2018-07-31 13:25 北国网

  很多人不知道印章管理员是一个什么样的职业,有的甚至连听都没有听说过。

  一位民营企业的印章管理员,2年前曾在网上公布过一组数字:400人左右的团队,企业印章59枚,平均每天每枚印章要用到5-10次,然而包括他在内,这个企业只有2位印章管理员。

  日复一日的重复工作,公章在外的紧张情绪

  这2位印章管理员每天需要做什么事?

  除了负责公司所颁发印章的保管、维护、使用,他们还需要负责审阅用印文件的内容,确保用印条件的合规性及审批程序的正确性和完整性。按照公司规定,他们每天进行材料留存,移交公司相关部门进行归档、保存

  “不过最让人紧张的,是那些需要借章外出的需求。有时候公章被借出去了,时间短点还好,时间一长就特别担心出事。”

  

  印章管理困境亟需改变

  对于企业单位而言,印章是行使权力,进行内部管理和开展外部工作的象征。然而,很多企业却忽视了印章管理方面的内容,显得传统和滞后。

  庞大的印章数量、高频的使用现状与人员的短缺,流程的繁琐不成正比。尤其像对于公章在外的应对和防范措施,漏洞百出。这不仅是印章管理者,也是企业管理者亟需改变的困境。

  

  企业用章智慧升级——公章在外防私盖,用章管家!

  如何改变困境?章管家作为印章智慧整体解决方案,基于对物联网技术的充分运用,对传统的印章管理办法进行革新,大大优化管理流程。公章在外防私盖,用章管家!

  1.用印审批,内容审核更快捷

  检查登记内容、审核流程手续、….这些日常的用章审核往往耗费印章管理员们大量的时间和精力。通过章管家平台进行用印申请,提交需要盖章文件之后,上级不仅能够实时审核文件,同时还可以远程控制决定是否能够用印,牢牢掌握印章使用前的业务风险。从申请人-审批人-用印整个流程一气呵成。

  2.文件归档,用印信息可追溯

  什么人在什么时候给哪个文件盖了哪个印章?这类文件的归档汇总对于印章管理者来说是最繁琐的日常之一。应用章管家后,盖章完成后通过X-San自动扫描技术,可快速进行盖章文件扫描及自动归档,平台保存完整的数据链,可随时查阅盖章人、时间、地点、次数、影像,提高效率,解放了企业和印章管理者的大量时间。

  3.独有玄武防卫系统,公章在外防私盖!

  对于用章管理者来说,要无时不刻留意手头的印章情况,哪几个印章延期还没有归还,尤其是外借公章,往往出了一点纰漏就让人提心吊胆

  配合章管家的智能硬件,独有的玄武防卫系统实现盖章过程中通过一盖一码技术,保证人、事、章三方关联。要是有人没有按规使用,擅自私盖,管理人员瞬间可以收到警报,极大程度保障用章安全。

  回归本源,随着现代企业边界的逐步延伸,印章的运用范围也会越来越广,如何合理的提升信息化技术,推动优化企业公章管理的模块效能,章管家可以说是个不错的选项。

责编:郑媛媛
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